FMEA und „agiles Risikomanagement“

Der Begriff „Agiles Projektmanagement“ stammt ursprünglich aus dem Bereich der Softwareentwicklung (mehr Informationen finden Sie hier). „Agiles Risikomanagement“ wird hier sehr gut erklärt. Die Grundidee von „Agilem Projektmanagement“ ist, die Risikoreduktion als einen eigenständigen Aufgabenbereich innerhalb eines Gesamtprojektes zu behandeln.
Im Laufe des Projektes werden immer wieder neue Risiken identifiziert und hinterher reduziert. Folgende Grafik veranschaulicht das Prinzip:

Quelle: leadinganswers.typepad.com

Risikomanagement ist nur ein Aufgabenbereich innerhalb des Projektes. Durch die gemeinsame Darstellung aller Aufgaben (Arbeitspakete, die zu dem Projektfortschritt beitragen und nicht primär der Reduktion von Risiken dienen) lässt sich dies adäquat darstellen. In der betrieblichen Praxis stehen nur begrenzt Ressourcen zur Verfügung, die entweder zur Reduktion von hohen Risiken oder zur Erfüllung der Projektziele eingesetzt werden können. Der Projektverantwortliche ist in der Regel sowohl für das Risikomanagement, als auch für den allgemeinen Projektfortschritt verantwortlich, deswegen sollte das Risikomanagement nicht von den anderen Projektaufgaben getrennt werden.

Was hat das ganze mit der Risikomanagement-Methode FMEA zu tun? Zunächst einmal betont das agile Risikomanagement die Veränderung im Laufe des Projektfortschrittes, hier liegt jedoch eine grundlegende Schwäche vieler bestehender Werkzeuge, die die FMEA unterstützen, wie ich hier beschrieben habe. Wie kann man den zeitlichen Verlauf der Risiken transparent darstellen und wo liegen die Schnittstellen zur FMEA?

Eine FMEA auf Basis eines einfachen Excel-Formblattes unterstützt oft lediglich die Gegenüberstellung der Risikobewertungen vor und nach der FMEA. Eine zeitliche Betrachtung ist nicht vorgesehen. Die Übernahme aller Risiken als Aufgaben in das Projektmanagement ist natürlich auch keine Option wenn man bedenkt, dass eine FMEA für einen einfachen Produktionsprozess schnell mehrere hundert Zeilen erreichen kann. Relevant für das weitere Projektmanagement sind lediglich die hohen Risiken, die durch Maßnahmen reduziert werden sollen. Maßnahmen, die durch das Risikomanagement (z. B. mit der FMEA) angestoßen werden, sollten generell immer in das “allgemeine” Projektmanagement oder Maßnahmenmanagement des Unternehmens integriert werden. In der Praxis arbeitet niemand parallel mit mehreren Maßnahmenmanagementsystemen. Der administrative Aufwand wäre auch viel zu hoch, ohne dass diesem ein zusätzlicher Nutzen gegenüberstehen würde.

Entscheidend ist also die Integration der FMEA in das Projektmanagement und in andere relevante Geschäftsprozesse. Dies erreicht man am besten durch die Definition der Schnittstellen zwischen den Methoden und Werkzeugen. Dabei muss sehr auf die Benutzerfreundlichkeit und Praxistauglichkeit geachtet werden, viele Dokumentationssysteme scheitern an dieser Stelle.

Sobald durch Risikomanagementaktivitäten neue kritische Risiken bekannt werden, müssen diese sofort an den Projektmanagement- / Maßnahmenmanagement-Prozess übergeben werden. Möchte man Reporting-Strukturen aufbauen, wäre es zum Beispiel möglich auf Basis von MS-Excel dem Projektverantwortlichen eine Übersicht zu generieren, welche die 10 höchsten Risiken darstellt. Dabei ist es nicht notwendig alle Maßnahmen zu betrachten, die durchgeführt wurden um Risiken zu reduzieren, sondern nur die aktuell höchsten Risiken. Folgende Werkzeuge haben wir Ihnen zum Download bereit gestellt:

Für die Dokumentation und Auswertung, wie viel Aufwand in einem Projekt dem Risikomanagement zugerechnet werden kann, sind umfassende Zusammenfassungen für den Nutzer von Interesse. Diese können über gesonderte Kostenträger/Kostenkategorien für Risikomanagementaktivitäten erfasst werden. Der Nutzen auf der anderen Seite könnte natürlich gut über die Risikobewertungen vor und nach der Durchführung der FMEA erfasst werden. Dabei hat die Risikoprioritätszahl in der FMEA jedoch in der Regel keine monetäre Dimension. Eine entsprechende Auswertung zu automatisieren würde hoch integrierte Informationssysteme (Kostenrechnung, Projektmanagement, FMEA) erfordern. Deswegen wird es in der Regel darauf hinauslaufen, die Risikobewertungen aus der FMEA manuell zu übernehmen bzw. auf eine quantitative Auswertung des Nutzens zu verzichten.

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